گاهی به آسمان نگاه کن: در ستایش استراحت‌های کوتاه
مردم در دنیای شلوغ و مدرن امروز احساس می‌کنند که فرصت حتی یک ثانیه استراحت را ندارند و نمی‌توانند در طول روز کاری خود مکث، توقف یا استراحت کنند؛ اما استراحت برای جلوگیری از فرسودگی شغلی، یک ضرورت است. داشتن بهترین عملکرد و به‌دست‌آوردن نتیجه دلخواه صرفاً به وقت کافی داشتن مربوط نمی‌شود. ممکن است، زمان کافی برای انجام یک پروژه را داشته باشیم اما آن‌قدر خسته و بی انرژی هستیم که نمی‌توانیم آن را انجام دهیم، پس راهکار چیست و انسان مدرن چگونه می‌تواند در میان این همه هیاهو انرژی خود را حفظ و پله‌های ترقی را طی کند؟
شاید استراحت منظم یکی از راهکارهای مدیریت انرژی باشد. این اتفاق نه فقط برای بهبود بهره‌وری بلکه برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و حفظ تعادل احساسات و رفتارها نیز مؤثر است. کار مداوم و بی‌وقفه باعث می‌شود، احساس کنیم که ذره‌ذره در حال تحلیل‌رفتن رفتن و تهی‌شدن هستیم. این احساسات روحیه مارا واکنش‌پذیرتر و آسیب‌پذیرتر خواهد کرد و در قدم بعدی احتمالاً ناامیدی خود را به اطرافیانمان هم انتقال می‌دهیم.
تمام این پیامدها نشان می‌دهند که هنگام انجام کار، استراحت‌ها اهمیت ویژه‌ای دارد. این یعنی حتی استراحت کوتاه پنج الی ۱۰دقیقه‌ای در طول روز می‌تواند به افراد در مدیریت انرژی و حفظ ظرفیت روحی و فیزیکی آنها کمک کند. چراکه همان‌طور که استرس‌های کوچک می‌توانند در محل کار جمع شوند، استراحت‌های میکرو در طول روز می‌تواند به مقابله با اثرات آنها کمک کند؛ اما چگونه می‌توانیم در یک روز کاری شلوغ لحظاتی را برای استراحت پیدا کنیم؟
عوامل افت ۵۰ درصدی سرعت انجام کار
بسیاری از مردم بر این باورند، زمانی که کارهای زیادی برای انجام‌دادن وجود دارد، نمی‌توانند استراحت کنند. حالا این فرض ممکن است توسط خود فرد یا سازمان به او تحمیل شده باشد اما باور کنید ما یک انسان هستیم نه یک ماشین و اتفاقاً استراحت در طول روزکاری جزئی از مسیر رشد است.
اینکه از چند دقیقه اضافی بیکاری‌مان در ساعات کاری برای پاسخگویی سریع به پیام‌های ایمیل یا Slack استفاده کنیم، تا نشان دهیم مدیریت ارتباطات و تاحدامکان پاسخگو بودن را بلدیم وسوسه‌انگیز است؛ اما وقتی دائماً وظایف خود را تغییر می‌دهیم، کار ۵۰ درصد بیشتر طول می‌کشد. در این نقطه افراد معمولاً سعی می‌کنند این کاهش بهره‌وری را با کار سریع‌تر جبران کنند. و انجام این کار تنها باعث ایجاد استرس، فشار زمانی و ناامیدی بیشتر می‌شود.
اختصاص زمان مشخص برای پاسخگویی به ایمیل‌ها، این امکان را می‌دهد که از زمان‌های بسیار کوچک‌تری که ممکن است برای استراحت واقعی در اختیار داریم، بهتر استفاده کنید.
به مدت‌زمان جلسه پایبند باشید
پیش‌فرض مدت‌زمان جلسات ۳۰ یا ۶۰ دقیقه است. باید پیش‌فرض را به ۱۵ تا ۲۵ دقیقه برای جلسات کوتاه‌تر یا ۴۵ تا ۵۰ دقیقه برای جلسات طولانی‌تر تغییر داد. چون اگر زمان بیشتری به مردم داده شود، همیشه راه‌هایی برای پر کردن آن پیدا خواهند کرد. داشتن یک بازه زمانی محدودتر، همه را تشویق می‌کند تا جلسات را به نحوی کارآمدتر برای تناسب با زمان موجود مدیریت کنند و می‌توان ۵ تا ۱۵ دقیقه‌ای باقی‌مانده قبل از جلسه بعدی برای بلندشدن از روی میز، انجام ورزش‌های حین کار یا خوردن یک قهوه یا میان‌وعده استفاده کرد یا برای آخر هفته برنامه ریزی کرد.
پس بسیار مهم است که در صورت امکان، به مدت‌زمان جلسه پایبند باشیم. البته زمانی که رهبر جلسه باشیم، اجرای این امر آسان‌تر است. اگر در عمده مواقع پویایی و وضعیت جلسه به شکلی است که اعلام پایان کار در آن سخت است، از زمان پایان جلسه را پیش از شروع اعلام کنید تا همه حضار در همان زمان نظراتشان را بیان کنند.
اتفاقاً همه آنها قدران این وضعیت خواهند بود چراکه وقتی جلسات دیرتر از موعدشان تمام شوند، به جلسه دیگر و سایر برنامه‌ها نیز دیرتر می‌رسیم و استرسمان بیشتر می‌شود. فقط ۱۵ ثانیه برای کشیدن سه نفس عمیق می‌تواند به انسان کمک کند تا در جلسه بعدی خود مؤثرتر حضور داشته باشد.
تعیین نشانه‌ها
زمانی که می‌دانیم انرژی ما در پایین‌ترین حد خود است – شاید اواسط تا اواخر بعدازظهر، باید استراحت‌های کوتاهی را در روز برنامه‌ریزی کنیم. تحقیقات نشان می‌دهد که انرژی ما معمولاً در حدود ساعت ۳ بعدازظهر کمترین مقدار است. معمولاً در همان زمان است که می‌توان از روی میز بلند شد، یک اسپرسو درست کرد و از آن با یک مربع شکلات لذت برد.
داشتن نوعی نشانه بصری روی میز، رایانه یا فضای کاری می‌تواند به‌عنوان یادآوری برای مکث کوتاه باشد. این می‌تواند لیوان قهوه یا بطری آب شما روی میز شما باشد، عکسی از ژست یوگا یا پستی که فقط می‌گوید «نفس بکش». این یادآوری‌های گاهی می‌تواند کمک کند هر از چند گاهی چند لحظه را برای مکث بداهه وقت بگذاریم.
برنامه‌ریزی برای استراحت‌های غیرمنتظره
وقتی یک استراحت غیرمنتظره داریم، مانند زمانی که یک جلسه زود به پایان می‌رسد، می‌توانیم این موقعیت را غنیمت بشماریم از آن برای گوش دادن به موسیقی، ارسال پیامک به یک دوست، یا صحبت کردن با همکاران بگذرانیم
دانستن اینکه چگونه از هر استراحت غیرمنتظره‌ای استفاده می‌کنیم، کمک می‌کند تا بیشترین بهره را از آنها ببریم. مثلاً اگر فردی که با او قرار داریم، دیر می‌رسد، می‌توانیم از زمانمان برای انجام برخی تمرینات تنفسی درحالی‌که روی صندلی خود نشسته‌ایم استفاده کنیم. این کار به کاهش استرس و بازیابی ظرفیت کمک کند.
استراتژی‌های مذکور کمک می‌کند تا در طول روز کاری خود لحظاتی را برای استراحت در نظر بگیریم تا از انرژی و ظرفیت خود بیشتر استفاده کنیم و منعطف‌تر باشیم.
