شیوه‌های مناسب برقراری ارتباط کاری در عصر دورکاری / چرا نسل اسلک نمی‌تواند با نسل ایمیل ارتباط برقرار کند؟
آیا باید اطلاعات مهم کاری را با «وُیس» به همکارمان اطلاع دهیم؟ آیا بعد از پایان ساعت کاری باید پاسخگوی تماس‌های مدیرمان باشیم؟ آیا در جلسات و تماس‌های ویدئویی باید دوربین را روشن کنیم یا آن را خاموش نگه داریم؟ چگونه باید تصمیم بگیریم که چه اطلاعاتی باید به صورت حضوری ارائه شوند و چه اطلاعاتی می‌توانند از طریق ایمیل به اشتراک گذاشته شوند؟
این سؤالات پاسخ قطعی ندارند و جواب آنها با توجه به صنعت، سن، جایگاه، ترجیح فردی و فرهنگ سازمانی متفاوت است، اما وجود استانداردهای یکسان و تنوع در فرهنگ‌ها چالش‌های جدیدی را در محیط کاری به وجود آورده است. بر اساس آخرین مطالعه از Preply، تقریباً یک نفر از هر ۱۰ کارمند به دلیل مسائل مرتبط با کار، در یک پیام صوتی مورد مؤاخذه قرار گرفته است. همچنین دو نفر از هر پنج کارمند، پیام‌های صوتی مرتبط با کار خود را حتی پیش از گوش‌دادن به آنها به طور کامل حذف کرده‌اند.
این مطالعه همچنین می‌گوید در حالی که ۸۶ درصد افراد ترجیح می‌دهند از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنند، تقریباً ۹۰ درصد اعتقاد دارند که این روش ارتباطی به سوءتفاهم منجر خواهد شد. فراگیری دورکاری باعث شده که ارتباطات ما به جای صحبت کردن حضوری، بیشتر مبتنی بر متن باشد؛ مانند همین پیام‌های مستقیم، ایمیل‌ها، چت و… .
این شرایط یعنی ما به جای اینکه بخواهیم در مکان‌های فیزیکی صحبت و ملاقات کنیم بیشتر روی استفاده از ارتباطات مکتوب متمرکز شده‌ایم. سیلویا جانسون، رئیس روش‌های Preply معتقد است که این روش‌ها سریع و راحت هستند، اما کمبود نشانه‌های غیرکلامی دارند.
شخصی‌سازی روش‌های ارتباطی
نشانه‌های غیرکلامی اغلب احساسات، انگیزه‌ها و معانی اضافی را به ارتباطات اضافه می‌کنند. (این نشانه‌ها از طریق ارتباطات مکتوب مانند پیام‌های متنی یا ایمیل‌ها به راحتی منتقل نمی‌شوند.)
در نتیجه مطالعه Preply، چندین موضوع مشخص شد؛ از هر پنج نسل بومری یک نفر هنوز از تلفن ثابت دفتر خود استفاده می‌کند. همچنین بیش از دوسوم از کارمندان ترجیح می‌دهند که قبل از دریافت تماس از سمت همکار خود، از آنها در این‌باره پیام دریافت کنند. در واقع، یک‌چهارم کارمندان می‌گویند که وقتی تماس یا پیام صوتی غیرمنتظره‌ای از محل کار دریافت می‌کنند، دچار اضطراب می‌شوند.
ارتباط مؤثر راه‌حلی کارساز برای همه در محیط کار مدرن امروزی نیست. ارتباط مؤثر نوعی از ارتباط است که اطلاعات، احساسات، نظرات و اهداف مختلف را به‌گونه‌ای مناسب و مؤثر به اشتراک می‌گذارد. این نوع ارتباط بر اساس روابط دوطرفه، احترام متقابل، شناخت درست از مخاطب و انعکاس و فهم درست از پیام‌ها و موضوعات شکل می‌گیرد.
طبق گفته‌های جانسون، شما باید درک ترجیحات جمعیتی را داشته باشید، در نظر بگیرید که چه نوع اطلاعاتی را ارسال می‌کنید، فوریت پیام و متن پیام دو عامل بسیار مهمی هستند که هنگام تصمیم‌گیری در مورد روش ارتباطی می‌توانند کمک کنند.
اغلب افراد پیرو روش ارتباطی متداول سازمان خود هستند، اما در نظر نمی‌گیرند آیا این فرهنگ کلی، برای آن شخص هم مناسب است یا خیر؟ نسل‌ها و اولویت آنها نیز مهم است. جانسون در این‌باره تأکید می‌کند: «مطمئن شوید که پلتفرم مناسب را بدون توجه به اولویت‌های بین‌نسلی انتخاب می‌کنید؛ چراکه همه افراد در هر سن و نسلی لایق این هستند که پیام‌های سخت که اغلب از اهمیت ویژه برخوردارند را به شیوه‌ای شخصی‌تر و محترمانه‌تر دریافت کنند.»
کانال‌های ارتباطی بیشتر، مشکلات بیشتر
هم‌راستا با گسترش چشم‌گیر دیدگاه‌های ارتباطی در دهه‌های اخیر، بی‌نظمی‌های ارتباطی در محیط کار هم به طور چشمگیری افزایش یافته است. بر اساس نظرسنجی اخیری که توسط شرکت مشاوره و توسعه رهبری جهانی Let’s Grow Leaders انجام شده، ۷۱ درصد آمریکایی‌ها می‌گویند آنها در محیط کار سطح متوسط تنش یا حتی بیشتر را تجربه کرده‌اند. مهم‌ترین دلایل این تنش‌ها تعداد کم کارکنان، مدیریت ضعیف و بی‌توجهی به نیازهای سلامت روان بوده است.
به گفته کارین هرت، یکی از بنیان‌گذاران و مدیران اجرایی Let’s Grow Leaders، در حالی که همه دلایل و منابع تنش‌زای همیشگی محیط کار سر جای خودشان هستند، مشکل دیگری وجود دارد و آن هم پیچیدگی در ارتباطات است که تنش مضاعفی را به افراد تحمیل خواهد کرد.»
دیوید دای، دیگر بنیان‌گذار و مدیرعامل شرکت هارت هم گفته که شیوه‌های ارتباطی متنوعی وجود دارد و هر کدام برای یک کار مناسب هستند؛ بنابراین اگر هنگام استفاده از این ابزارها بهعنوان یک تیم توجه نکنیم، درگیری اجتناب‌ناپذیری در انتظار ماست.
همچنین این دو اعتقاد دارند دورکاری و کار هیبریدی درهای جدیدی را برای ایجاد انواع جدیدی از درگیری‌های مبتنی بر ارتباطات باز کرده است. بهعنوان مثال، کارکنان ممکن است به نحوه استفاده همکاران‌شان از کانال‌های ارتباطی جدید، مانند استفاده از دوربین در تماس‌های ویدئویی یا ارسال ایموجی‌ها در کانال‌های Slack انتقاد داشته باشند.
هارت می‌گوید اینکه بگویید از هر جایی می‌توان کار کرد، عالی است؛ البته تا زمانی که شخصی در یک تماس Zoom از باغ‌وحش در جلسات حاضر نشود. مسلماً این نوع از کارکردن با خط‌‌مشی هیچ شرکتی تطابق ندارد. اگر هنجارهای مناسب را ایجاد نکنیم با درگیری مواجه خواهیم شد، زیرا انتظارات نادرست وجود دارد و ارتباطات نادرست تأثیر بسزایی بر بهره‌وری و رفاه کارکنان دارد.»
بر اساس همین نظرسنجی، افزایش درگیری‌های محیط کار منجر به سطوح بالاتری از استرس، ترک شغل، غیبت و کاهش کیفیت کار می‌شود. هرت بیان می‌کند که یکی از عوامل این مشکل، فقدان آموزش اختصاصی است که کارکنان و به طور خاص، مدیران در مقابل تغییرات سریع اخیر دریافت نکرده‌اند.
در همین رابطه به مدیران توصیه می‌شود که به سه نکته فکر کنند: «این فرد در این موقعیت چگونه است؟ من می‌خواهم آنها در نتیجه این ارتباط چه چیزی را ببینند، احساس کنند یا انجام دهند؟ و چه سؤالاتی احتمالاً در ذهن آنها وجود دارد؟» اگر مدیری بتواند به این سؤال‌ها پاسخ دهد، نحوه ارتباط او نیز به صورت چشمگیری متفاوت خواهد شد.
تطبیق پلتفرم با پیام
مارشال مک‌لوهان، نظریه‌پرداز مطالعات رسانه‌ای کانادایی، در کتاب خود به نام «درک رسانه» در سال ۱۹۶۴ نوشت: «رسانه پیام است. ۶۰ سال از این نقل‌قول می‌گذرد و این اصل کاربردپذیرتر شده است؛ اگرچه استراتژی‌های زیادی برای تطبیق پلتفرم‌ها با پیام وجود دارد. مربی ارتباطی و معلم کمکی ایالت سانفرانسیسکو، جنیفر کامایر، یک راهنمای ساده برای تعیین این تصمیم را پیشنهاد می‌کند.
او توصیه می‌کند که بستر ارتباطی بر اساس افراد، محیط و روابط انتخاب شود و این را بهعنوان ارتباط PER می‌نامد (نوعی از ارتباطات یا تعاملات اجتماعی در محیط کار است که بر اساس وضعیت و شخصیت افراد شکل می‌گیرد). بر اساس توصیه‌های کامایر صرفاً باید وقت بگذارید و از طرف مقابل یا طرف‌های دیگر ترجیحات شخصی خود را برای یک مکالمه مشخص کنید.
کامایر می‌گوید که محیط فیزیکی می‌تواند بهترین بستر ارتباطی را تعیین کند – برقراری تماس‌های ویدئویی در یک دفتر کار یا در خانه با بچه‌هایی که در حال تماشای تلویزیون هستند واقعاً سخت است – و لازم است محیط فرهنگی قوانین رسمی داشته باشد، مانند «همه از Slack استفاده می‌کنند» یا قوانین غیررسمی مانند «کسانی که ویدئو را روشن می‌کنند، وقت بیشتری با رئیس دارند». عامل خلق‌وخو نیز مهم است، زیرا برای مردم احساساتی، ملاقات‌های حضوری یا ویدئویی مناسب‌تر است.
همچنین کامایر می‌گوید که می‌توانید از رابطه شخصی خود با طرف مقابل برای تعیین اینکه کدام پلتفرم ارتباطی به بهترین نحو با نیازهای شما هماهنگ است، استفاده کنید؛ چراکه ارتباط حضوری و ویدئویی برای ایجاد روابط بهتر است. هرچه افراد با یکدیگر آشناتر باشند، برقراری ارتباط از طریق پیامک یا تلفن برای آنها آسان‌تر است.»
