راهنمای آگاهی از وضعیت روحی و جسمی کارمندان برای مدیران منابع انسانی / گاهی فقط خیلی ساده بپرسید: حال‌تان خوب است؟
اهمیت رابطه مدیر با کارکنان؛ به‌خصوص در دوران تغییر یا در طول یک بحران داخلی و خارجی نسبت به گذشته بسیار مهم شده است. هنگامی که مسائل اجتماعی فراگیر مانند همه‌گیری کرونا، ناآرامی‌های اجتماعی یا درگیری‌های جهانی به وجود می‌آیند، تمرکز و بهره‌وری کارمندان از دست می‌رود.
در این شرایط، فقط دانستن این موضوع که مدیر آنها شخصاً به آنها اهمیت می‌دهد، می‌تواند تا حد زیادی به بهبود رفاه کلی کارمند کمک کند. اما مدیران و صاحبان کسب‌وکار چگونه می‌توانند نشان دهند که به سلامت روحی و جسمی کارمندان‌شان اهمیت می‌دهند؟
نکات برقراری جلسات احساسی
یکی از بهترین راه‌ها برای این موضوع برقراری ارتباط منظم با کارمندان است، این کار به آنها نشان می‌دهد که واقعاً نگران حال آنها در داخل و خارج از محل کار هستید. یک فرایند ساده وجود دارد که می‌توان برای مدیریت موفقیت‌آمیز این امر از آن استفاده کرد. یک جلسه را برنامه‌ریزی کنید و مطمئن شوید که آنها می‌دانند که قرار است وضعیت رفاهی آنها بررسی شود.
خوب است که اطلاع‌رسانی به نحوی باشد که همه تیم از موضوع مطلع شوند و فرد آگاه شود که از دیگران مجزا نیست. این را هم در نظر بگیرید که فضا حتماً خصوصی باشد و هر دوی شما در آن احساس راحتی کنید.
با یادآوری محور جلسه، گفت‌وگو را شروع و هدف و قصد خود را به گونه‌ای بیان کنید که به نفع فرد باشد. مردم به طور طبیعی اعمال دیگران را می‌خوانند؛ بنابراین بیان هدف شما به طور خاص به ایجاد یک محیط امن و باز برای بحث کمک می‌کند. مثلاً بگویید می‌خواهم احساس کنید که می‌توانید در به‌اشتراک‌گذاشتن هرگونه نگرانی یا سؤالی با من راحت باشید. همه چیزهایی که اینجا در مورد آن صحبت می‌کنیم، بین من و شما محرمانه است. هدف من صرفاً این است که کارمندان را بررسی کنم و ببینم آیا کاری برای حمایت بیشتر از تیم باید انجام دهم یا خیر.
با این اقدام نشان می‌دهید که به رفاه تیم‌تان و عملکرد همه افراد فکر می‌کنید و برای سلامت روحی و جسمی همه ارزش قائل هستید. به این منظور، برای همه افراد برنامه‌ریزی می‌شود. در حالی که اغلب ملاقات‌ها برای بررسی عملکرد و سایر مسائل کاری است نه موضوعات احساسی. شما سعی دارید متوجه شوید که آیا می‌توانید در مواردی به آنها کمک کنید یا خیر.
به‌عنوان یک مدیر ببینید فرد چه سؤالاتی ممکن است در مورد جلسه داشته باشد. شاید به او بگویید تاکنون خیلی صحبت کرده‌ام. اما شما سؤال اصلی را بپرسید. مثلاً بپرسید می‌توانم از شما بپرسم که چطور هستید؟ (اگر اخیراً اتفاقی رخ داده، مانند اختلال در کسب‌وکار یا یک رویداد اجتماعی که روی کارمند تأثیر می‌گذارد، می‌توانید به طور خاص آن را نیز مطرح کنید، مانند من می‌دانم که شما ممکن است در منطقه‌ای جنگ‌زده آشنا و اقوام داشته باشید و آنها تحت خشونت باشند یا در خاورمیانه‌ای زندگی کنید که هر روز در حال جنگ است.)
رسیدن به درک مشترک
سؤال‌های باز بپرسید و با پرسیدن این نوع سؤالات فرد را تشویق به صحبت کنید. این امر باعث می‌شود نیاز و مشکل خود را آزادانه بیان کنند. شما از این طریق می‌توانید به درک کاملی از نیازهای آنها برای دستیابی به رفاه برسید. پرسیدن سؤالاتی از این دست شاید بتواند کمک‌کننده باشد. «این موضوع چگونه روی شما تأثیر می‌گذارد؟»، «سخت‌ترین بخش آن برای شما چیست؟»، «با توجه به این چالش چگونه از خود مراقبت می‌کنید؟ و «من به‌عنوان مدیر شما چطور می‌توانم کمک کنم؟»
در جلسات بدون وقفه به آنچه می‌گویند با دقت گوش دهید. همدلی، درک و اعتبار احساسات خود را نشان دهید. یکی از راه‌های عالی برای تأیید احساسات این است که به‌سادگی آنچه را که شنیده‌اید بازنویسی کنید و آن را با کارمند به اشتراک بگذارید و نشان دهید که آنها را شنیده‌اید.
همچنین می‌توانید با گفتن چنین پاسخ‌هایی به آنها نشان دهید که پذیرای ادامه صحبت‌های آنها نیز هستید. مثلاً می‌توانید بگویید «مطمئناً سخت است»، «برای هر کسی تحمل آن دشوار است.»، «چیزی که من می‌شنوم این است که شما در مدیریت همه تغییراتی که در تجارت و زندگی شخصی شما روی می‌دهد کار زیادی دارید» و از این طریق آنها را تشویق می‌کنید که در صورت تمایل، معضلات روحی، شخصی، کاری و… بیشتری به شما بگویند.
پشتیبانی از چالش‌ها و مشکلات کارمندان
به کارمندان اطمینان دهید که در صورت نیاز به کمک ارائه خدمات مشاوره توسط شرکت قابل دستیابی است. اگر کارمندی مشکلات یا استرسی را تجربه می‌کند، سعی کنید راه‌هایی برای رفع نیازهای او بیابید. این کار می‌تواند شامل تنظیم حجم کاری، ارائه آموزش‌های اضافی یا ارائه ترتیبات کاری انعطاف‌پذیر باشد. پس از این اقدامات هم به طور دوره‌ای شرایط کارمندان را از آنها پیگیری کنید تا ببینید چگونه کار می‌کنند. این نشان می‌دهد که شما واقعاً به رفاه آنها اهمیت می‌دهید و بر این موضوع سرمایه‌گذاری می‌کنید.
درک تفاوت‌های فردی
شخصیت هر کارمند با کارمند دیگر متفاوت است و این یعنی هر فرد ممکن است نیازمند تکنیک‌های متفاوت باشد. برای همین این مهم است که با همدلی، حساسیت و تمایل به انطباق با نیازهای فردی خود به ورود به جلسه مراجعه کنید.
نکته مهم دیگر، وقت‌گذاشتن برای گوش دادن است. زمانی که کارمندان احساس می‌کنند مدیران واقعاً به رفاه آنها اهمیت می‌دهند، تعهد بیشتری نسبت به مدیران خود و شرکت خواهند داشت و این یک پیروزی برای همه آنهاست.
چرا در رفاه کامل بودن مهم است؟
وقتی کارکنان در محل کار شاد و سالم نباشند، کسب‌وکار هم آسیب می‌بیند. آمارها نشان می‌دهند که یک‌چهارم کارکنان در سراسر جهان استعفا داده‌اند. این یک آمار نگران‌کننده است، اما اخیراً خبرهای خوبی منتشر شده، زیرا درصد کارمندان تمام‌وقت و پاره‌وقت درگیر از سال ۲۰۲۱ تا ۲۰۲۲ به ۲۳ درصد افزایش یافته است.
خروج زیاد افراد از یک مجموعه، روحیه تیم‌های بزرگ را تضعیف می‌کند. زیرا تعداد بیشتری از کارگران در مورد اینکه چرا تعداد زیادی از آنها خارج می‌شوند فکر می‌کنند. میانگین هزینه جایگزینی یک کارمند ساعتی ۱۵۰۰ دلار است و برای کارگرانی که در موقعیت‌های فنی هستند، می‌تواند به ۱۰۰ تا ۱۵۰ درصد حقوق کارمند در حال خروج برسد.
موضوع «استعفای ساکت» هم وجود دارد. زمانی که کارمندان فقط تلاش اولیه را برای گذراندن روز کاری انجام می‌دهند. هزینه جهانی بهره‌وری ازدست‌رفته (شامل هزینه‌های گردش مالی) ۳۲۲ میلیارد دلار تخمین زده می‌شود.
استعفای ساکت به کارمندانی دلالت دارد که دیگر به محیط کار احساس تعلق ندارند، اما برای گذران زندگی خود، روز خود را سر کار شب می‌کنند. آنها خود را جزئی از سازمان نمی‌دانند، اما شغل خود را ترک نکرده‌اند.
